Als vereniging gaan we zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze leden. We volgen hierbij de richtlijnen van de nieuwe Europese privacy wetgeving: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die vanaf 25 mei 2018 in werking is. Als je lid wordt, ga je automatisch akkoord met de verwerking van je persoonsgegevens. Alle huidige leden hebben we voorafgaand aan de ingangsdatum van de AVG geïnformeerd via onze Nieuwsbrief. Hoe we je rechten en privacy waarborgen staat hieronder uitgeschreven.

Protocol Beheer Ledenlijst

Alle leden, trainers, en oud-leden van de Ter Aarse IJsclub staan geregistreerd in het ledenbestand van Ter Aarse IJsclub. De gegevens bevinden zich in een (Excel) databestand. Voor het beheer, gebruik en toegang is het Protocol Beheer Ledenlijst Ter Aarse IJsclub opgesteld. Dit protocol is door ieder lid op te vragen bij het secretariaat.

Zo gaan wij om met je persoonsgegevens 

Je persoonsgegevens worden digitaal opgeslagen. Dit geldt niet alleen voor je lidmaatschapsgegevens, maar bijvoorbeeld ook voor je abonnementsaanvragen en wedstrijdlicenties. Je wedstrijduitslagen worden bijgehouden ten behoeve van de clubrecords. Dit is onze manier van omgaan met je persoonsgegevens. Hierin vind je ook je rechten.

• Je persoonsgegevens slaan wij op conform ons bovengenoemde protocol en gebruiken we om je als lid van Ter Aarse IJsclub te kunnen registreren, de contributie- en abonnementsgelden te kunnen innen en je registratie bij de KNSB te kunnen doen. Dit laatste is van belang om te zorgen dat je verzekerd bent als je in verenigingsverband schaatst op de baan.
• Je gegevens geven wij niet door aan derden, met uitzondering van de KNSB als je actief sporter bent en de baanverenigingen van Haarlem en/of Amsterdam als je een baanabonnement aanvraagt. In beide gevallen ben je akkoord op het moment dat je een aanvraag doet voor een ijsabonnement, wedstrijdlicentie en/of meedoet aan één van onze trainingen. In andere voorkomende gevallen vragen we vooraf toestemming aan je.
• Je wedstrijduitslagen, trainingsactiviteiten en prestaties, persoonlijke records, lief en leed enz. kunnen vermeld worden op onze website, onze nieuwsbrief en in ons jaarverslag aan het einde van ieder seizoen. Tenzij je expliciet aangeeft dit niet te willen, ben je akkoord als lid van Ter Aarse IJsclub.
• Je kunt je persoonsgegevens bekijken. Stuur s.v.p. dan een schriftelijk (e-mail) verzoekje aan het secretariaat en je krijgt per mail je geregistreerde gegevens toegestuurd.
• Als je vindt dat de gegevens die wij van je hebben opgeslagen niet correct zijn, kun je ons (schriftelijk, per email) vragen om je gegevens aan te passen.
• Je kunt ons vragen om je persoonsgegevens te wissen, dan wel je toestemming tot onze verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. Als wij dit doen kunnen wij je niet langer ondersteunen als lid van Ter Aarse IJsclub en vraag je ons feitelijk om je lidmaatschap te beëindigen.
• Je kunt bij ons bezwaar maken als je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, we overleggen dan met je om het op de juiste manier vast te leggen.
• Je krijgt bericht van ons als er iets mis is gegaan met je persoonsgegevens.
• We bewaren van oud-leden alleen de NAW-gegevens en einde lidmaatschap datum ten behoeve van de historie van de vereniging, tenzij een oud-lid expliciet aangeeft om uit het bestand verwijderd te willen worden. In dat geval anonimiseren we het betreffende oud-lid.
• Ten slotte hebben we bij de Stichting AVG de AVG-verklaring verworven. Dit is een zelf-verklaring waarin we verklaren dat we alle inspanningen hebben gepleegd om te voldoen aan de wet.

Uiteraard kan je met vragen altijd terecht het secretariaat van de vereniging.

Wijzigingen

De Ter Aarse IJsclub  behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien de Ter Aarse IJsclub een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop de Ter Aarse IJsclub  uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en in een nieuwsbrief per email.